四川大学锦城学院关于印发

《四川大学锦城学院会计档案管理办法》的通知

学院各单位：

《四川大学锦城学院会计档案管理办法》已于2016年12月22日经院领导研究通过，并经院长批准，现予印发，请遵照执行。

四川大学锦城学院会计档案管理办法

第一章  总  则

第一条  为加强会计档案管理，有效保护和利用会计档案，根据《中华人民共和国会计法》和《会计档案管理办法》（中华人民共和国财政部  国家档案局令第79号）的有关规定, 结合学院实际情况，制定本办法。

第二条  本办法适用于学院及所属各单位。

第三条  本办法所称会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

第四条  会计档案由财务处和学院档案室共同管理，并对全院会计档案工作进行监督和指导。财务处负责会计档案移交前的收集、整理、立卷、归档、利用和保管等工作。学院档案室负责会计档案移交后的保管、利用和鉴定销毁等工作。

第五条  财务处和学院档案室应采取可靠的安全防护技术和措施，保证会计档案的真实、完整、可用、安全。

第二章  会计档案的归档内容

第六条  下列会计资料应进行归档：

（一）会计凭证，包括原始凭证、记账凭证；

（二）会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿；

（三）财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告（报表、附表、附注、文字说明及其他财务会计报告）；

（四）其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书以及其他具有保存价值的会计资料。

具有保存价值的会计资料是指与会计核算有关的重要资料，包括在职人员工资册、离退休人员工资册、聘用人员工资册、工资和津贴调整通知单、学生学籍变动单、学生缴费及欠费情况、住房公积金备查簿和其他会计核算资料。

第七条  会计档案管理应充分利用计算机、网络通信等信息技术手段。

第八条  同时满足下列条件的，财务处形成的属于归档范围内的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案：

（一）形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；

（二）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，并设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；

（三）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理和利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；

（四）采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；

（五）建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；

（六）形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。

第九条  满足本办法第八条规定条件，财务处从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。

第三章  会计档案的立卷和归档

第十条  财务处设立档案室，并指定专人管理会计档案，出纳人员不得兼管会计档案。档案管理员负责日常会计凭证的整理、装订、保管、利用和移交工作，并配合学院档案室对到期会计档案进行鉴定与销毁工作。

第十一条  档案管理员对记账凭证按日（最长不得超过三个工作日）进行整理和装订，防止凭证散乱和遗失。

第十二条  会计档案的整理、装订和装盒要求：

（一）会计凭证按日期和流水编号排列，要求整齐美观，加封面、封底装订成册，会计凭证装订封面上注明单位名称、日期、凭证种类、起止编号、全宗号、案卷号、装订人等；

（二）会计账簿按账簿页数连续编号，按月或年度分类后加封面、封底装订成册，会计账簿装订封面上写明单位名称、账簿名称、年度、全宗号、案卷号、装订人、经办日期等；

（三）会计凭证归入凭证盒，每盒装一卷或数卷，并在会计凭证盒盒脊注明卷宗号、时间、凭证号段；会计账簿、财务会计报告等会计档案归入档案盒，每盒装一卷或数卷，档案盒盒脊注明档案名称、年度、全宗号、案卷号等项目。

第十三条  归档的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料内容应填制齐全，相关人员（审核人员、复核人员、出纳人员）应在办理完审核、复核或收付款手续后在凭证上签字或盖章。

第十四条  电子会计档案的归档。年度终了，系统管理员将当年形成的会计数据电子资料备份并详细标注，装盒归档，包括：会计年度数据备份盘、同期的操作系统、相关应用程序软件及会计核算系统软件等其他会计资料。电子会计资料应双份归档，异地存放。

第四章  会计档案的整理规则

第十五条  会计档案的整理应当遵循会计档案材料的形成规律，保持会计档案材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用；保证纸质会计档案和电子会计档案整理协调统一。

第十六条  会计档案的档号结构格式为“全宗号-档案门类•年度-保管期限-案卷号”，其填写要求如下：

    （一）“全宗号”填写同级国家综合档案馆给立档单位编制的代号。

    （二）“档案门类•年度”中会计档案门类以代码“KJ”标识；年度即本卷会计档案所属年度，如“2016”。

    （三）“保管期限”指本卷会计档案的保管期限。档号结构格式、归档章中保管期限用代码“Y”、“D30”、“D10”标识；添加封面、档案实体、档案盒、案卷目录中的保管期限均按永久、30年、10年字样填写。

    （四）“案卷号”指本卷会计档案的案卷编号。档号结构格式中案卷号用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0001”；添加封面、档案实体、归档章、档案盒上的案卷号不需用“0”补足。

    例：“13903-KJ•2016-D30-0001”

    （全宗号）-（档案门类•年度）-（保管期限）-（案卷号）

    第十七条  会计档案区分会计类别、年度、保管期限和会计档案材料名称组卷。

    （一）会计凭证组卷：装订成册的会计凭证一册一卷。

    （二）会计账簿、财务会计报告、其他会计资料组卷：区分会计档案材料类别，同年度同类别中，区分保管期限和会计档案材料名称组卷，用线或不锈钢订书钉装订成一卷或数卷，装订时可以添加会计档案封面。订本式会计账簿保持原装订方式。

    会计档案封面设置全宗名称、类别、案卷题名、全宗号、档案门类、年度、保管期限、案卷号等项目。其式样见附件3图A。各项目内容及其填写要求如下：

    1.“全宗名称”指立档单位名称，填写全称或规范化简称。

    2.“类别”指会计档案所属类别，填写会计账簿类、财务会计报告类、其他会计资料类。

    3.“案卷题名”指会计档案案卷标题，由单位名称+会计年度（或会计年度月份）+会计档案材料名称构成，如“四川大学锦城学院2016年总账”、“四川大学锦城学院2016年4月财务会计报告”。

    4.“全宗号”、“档案门类”、“年度”、“保管期限”、“案卷号”填写要求同档号结构格式。

    第十八条  会计档案在同一年度内区分保管期限排列。

    （一）保管期限为永久的会计档案，按照形成时间先后顺序排列。

    （二）保管期限为30年的会计档案，会计凭证排列在前，会计账簿排列在后。会计凭证按记账分类、逐月按凭证号先后顺序排列；会计账簿按总账、明细账、日记账、其他账簿等顺序排列。

    （三）保管期限为10年的会计档案，按照财务会计报告，银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表等依次排列。

第十九条  会计档案应按其排列顺序编制案卷号，并按要求编制页号。

    （一）编制案卷号。会计档案应按其排列顺序，在同一年度同一保管期限内，从“1”开始逐卷编制案卷号。案卷号编制要求如下：

    1．会计凭证案卷号填写在每册会计凭证封面右上角或封面相应位置。

    2．会计账簿、财务会计报告和其他会计资料案卷号填写在添加封面相应位置。未添加封面的，可在原封面右上角空白处加盖会计档案归档章。归档章设置全宗号、档案门类、年度、保管期限、案卷号等项目，归档章式样见附件3图B。全宗号、档案门类、年度、保管期限、案卷号填写要求同档号结构格式。

    （二）编制页号。除会计凭证外的会计档案均应编制页号。每一案卷在有文字和图表的页面上从“1”开始编制顺序号，页号位置在页面正面的右上角，背面的左上角。已有页号且符合要求的，可以不再编制页号。

    第二十条  会计档案应按其案卷号顺序依次装盒。会计凭证装入会计凭证盒，一盒可装一卷或数卷；会计账簿、财务会计报告和其他会计资料等会计档案装入会计档案盒，同一保管期限的，一盒可装一卷或数卷。会计档案盒应采用无酸纸制作。

    （一）填写会计凭证盒封面和盒脊项目。凭证盒封面设置全宗名称；凭证盒盒脊设置全宗号、年度、月份、凭证起止号、保管期限、案卷号等项目。会计凭证盒封面、盒脊式样见附件4图C和附件5图D。各项目内容及其填写要求如下：

    1.“月份”指本盒会计凭证所属月份，如“5”、“11”。

    2.“凭证起止号”指本盒内会计凭证的起号和止号，起、止号之间用“-”连接。

    3.“案卷号”指本盒会计凭证案卷编号，盒内2卷以上的，填写起止案卷号，起、止号之间用“-”连接。

    4.“全宗名称”填写要求同“组卷”中“全宗名称”项，“全宗号”、“年度”、“保管期限”填写要求同档号结构格式。

    （二）会计账簿、财务会计报告和其他会计资料等会计档案装入会计档案盒。其封面设置全宗名称；盒脊设置全宗号、年度、保管期限、案卷号等项目。会计档案盒封面、盒脊式样见附件6图E。

    封面、盒脊各项目填写要求同会计凭证盒封面和盒脊项目。

    （三）放置备考表。备考表置于会计档案盒内末。备考表设置盒内情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期等项目。其式样见附件7图F。各项目内容及其填写要求如下：

    1.“盒内情况说明”填写盒内会计档案缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

    2.“整理人”填写负责整理会计档案的人员签名或签章。

    3.“整理日期”填写会计档案整理完成日期。

    4.“检查人”填写负责检查会计档案整理质量的人员签名或签章。

    5.“检查日期”填写会计档案检查完毕的日期。

    第二十一条  纸质会计档案按其排列编号顺序，逐卷编制并打印案卷目录；仅以电子形式归档保存的电子会计档案也要编制并打印案卷目录。案卷目录需添加封面。

    （一）会计档案案卷目录设置档号、题名、凭证起止号/页数、年度、保管期限、备注等项目。其式样见附件8图G。各项目内容及其填写要求如下：

    1.“题名”指会计档案案卷标题。标题构成同“组卷”中“案卷题名”项，如“四川大学锦城学院2016年3月记账凭证”、“四川大学锦城学院2016年总账”。

    2.“页数”指本卷会计档案（会计凭证除外）的实有页数。

    3.“备注”指本卷会计档案需要说明的事项。

    4.“档号”填写要求同档号结构格式；“凭证起止号”、“年度”、“保管期限”填写要求同会计凭证盒封面和盒脊项目。其中“凭证起止号”为会计凭证填写项目。

    （二）会计档案案卷目录封面设置全宗名称、类别、年度、保管期限等项目。其式样见附件9图H。各项目内容及其填写要求如下：

    1.“类别”指会计档案所属类别，填写“会计凭证类”、“会计账簿类”、“财务会计报告类”或“其他会计资料类”，案卷目录中反映多个类别的，应逐一填写。

    2.“全宗名称”填写要求同“组卷”中“全宗名称”项，“年度”、“保管期限”填写要求同档号结构格式。

    第二十二条  会计档案区分载体形式，按其排列方法分别入柜存放，预留必要空间，避免频繁倒架。

    第二十三条  归档电子会计档案材料组织保管单位（组卷）、排列、编号、编目，应符合本规则纸质会计档案材料整理相关规定。

第五章  会计档案的保管

第二十四条  当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由财务处临时保管一年，再移交学院档案室保管。因工作需要确需推迟移交的，应当经学院档案室同意。

第二十五条  会计档案的保管期限规定如下：

（一）会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为10年和30年，从会计年度终了后的第一天算起；

（二）电子会计档案与纸质会计档案的保管期限一致；

（三）各类会计档案的保管期限按本办法附件1所列执行。

第二十六条  本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限。学院会计档案的具体名称如有同本办法附件1所列档案名称不相符的，应当比照类似档案的保管期限办理。

第六章  会计档案的移交

第二十七条  财务处和学院档案室应指定专人办理会计档案的移交工作。财务处负责编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容。

第二十八条  移交会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接。移交完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。

第二十九条  移交的会计档案为电子会计档案的，应当将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取环境一并移交。

第三十条  移交学院档案室保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，学院档案室应当会同财务处共同拆封整理。

第三十一条  建设单位在项目建设期间形成的会计档案,需要移交给建设项目接收单位的,应当在办理竣工财务决算后及时移交,并按照规定办理交接手续。

第七章  会计档案的利用

第三十二条  会计档案的查阅须履行相应审批手续：

（一）校内人员查阅档案，需持《四川大学锦城学院会计档案利用申请表》（附件2）及个人身份证、工作证或校园一卡通办理，并履行登记手续；

（二）校外人员查阅档案，需持单位介绍信和查阅申请，经院长签字同意后方可登记查阅。

第三十三条  根据会计档案的查阅数量，具体审批权限如下：

（一）查阅量＜20笔的，由财务处主管处长审批后办理查阅相关手续；

（二）20笔≤查阅量＜50笔的，由财务处负责人审批后办理查阅相关手续；

（三）查阅量≥50笔的，由院长审批后办理查阅相关手续。

第三十四条  会计档案查阅人在进行会计档案查阅、复制时需小心谨慎，严禁篡改和损坏会计档案。查阅人在查阅、复制完毕后应及时将会计档案归放原位。

第三十五条  会计档案的借阅：

（一）会计档案一般不得对外借出，确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，应在财务处相关人员带领下办理借出和归还手续；

（二）会计档案的借阅须填写《四川大学锦城学院会计档案利用申请表》（附件2）；

（三）尚未移交学院档案室的会计档案，经财务处负责人批准后，方可办理登记借阅手续；

（四）已移交档案馆的会计档案，经财务处负责人和学院档案室负责人批准后，方可办理登记借阅手续；

（五）会计档案借出时，借阅人和会计档案管理人员需做好交接及登记工作；

（六）会计档案借阅人应当妥善保管会计档案，确保会计档案的安全、完整，并在规定时间内归还。

第三十六条  会计档案及其复制件需要携带、寄运或者传输至境外的，应当按照国家有关规定执行。

第三十七条  严禁在进行会计档案查阅、复制和借出过程中，涂改、拆装、抽换会计档案。

第八章  会计档案的销毁

第三十八条  学院应定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销毁。

第三十九条  会计档案鉴定工作由学院档案室牵头，组织财务处、纪委办等部门共同进行。

第四十条  经鉴定可以销毁的会计档案，应当按照以下程序销毁：

（一）学院档案室负责编制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容；

（二）学院负责人、主管档案工作的院领导、学院档案室负责人、财务处负责人、学院档案室经办人、财务处经办人在会计档案销毁清册上签署意见；

（三）学院档案室负责组织会计档案销毁工作，并与财务处共同派人监销。电子会计档案的销毁应当符合国家有关电子档案的规定，由学院档案室、财务处和信息中心共同派人监销。监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。

第四十一条  保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，纸质会计档案应当单独抽出立卷，电子会计档案单独转存，保管到未了事项完结为止。

第四十二条  单独抽出立卷或转存的会计档案，应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第九章  附  则

第四十三条  违反本办法规定的单位和个人，由相关部门依据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》等法律法规处理处罚。

第四十四条  预算、计划、制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定，不适用本办法。

第四十五条  本办法由财务处负责解释。

第四十六条  本办法自发布之日起施行。

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